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La bête noire des employés : le reporting

Dans beaucoup d’entreprises actuelles, petites et grandes, les employés  doivent réaliser des reporting de gestion des tâches  en fin de journée, semaine ou mois, voire les trois à la fois… Sans outils efficaces, les collaborateurs se retrouvent souvent à réaliser ces reporting comme ils le peuvent et surtout QUAND ils le peuvent.

Comment remédier à ce problème ?

ecran satisfaction client

Le reporting a des effets néfastes sur le bien être des employés s'il est mal réalisé, mal conçu ou mal expliqué.

Le reporting n’apporte rien en substance au travail de l’employé, si ce n’est une surcharge de travail dans sa journée déjà bien remplie. Il s’agit de lister tout bêtement les tâches réalisées dans sa journée, le temps qui fut nécessaire à leur réalisation et les résultats ou actions qui en découlent. 
Il est sensé permettre à l’employeur de faire un point régulier sur la stratégie de l’entreprise ou du service concerné. Hors, la plupart du temps, l’employé perçoit plutôt ce document comme  un outil de « flicage » grâce auquel son employeur va vérifier que sa journée de travail fut suffisamment remplie pour justifier  son salaire. Sans compter que ce dernier reste souvent en stand-by dans la boîte mail du superviseur, qui n’a même pas le temps de le lire... Cela entraîne un sentiment de frustration pour l’employé qui voit alors son reporting et donc symboliquement  son travail, dévalorisé.
On l’a bien compris, le reporting de gestion des tâches est donc souvent mal vécu, mal réalisé et mal utilisé. Il perd alors totalement de son utilité et peut même amener à l’effet inverse de son utilité première.
Comment remédier à ce problème ?

Il faut  que le reporting ne soit plus une tâche en soi,  mais qu’il fasse partie de manière intégrante aux tâches déjà assignées.
 

Il existe des logiciels qui permettent cette intégration sans douleur. Kwalys en est le meilleur exemple.


Voici un exemple concret qui résume cette solution :

Maëva travaille au service après vente d’une société de téléphonie.  Son travail consiste à résoudre les problèmes rencontrés par les clients. Elle reçoit les plaintes via un logiciel de gestion des demandes qui intègre les tâches de chaque utilisateur en temps réel. Cela lui permet de vérifier l’avancement des demandes client, les différentes tâches assignées de service en service et  enfin elle peut également visualiser les tâches qu’elle doit réaliser dans sa journée.
Elle utilise ainsi ce logiciel au quotidien pour suivre la demande du client, garantir sa satisfaction et pour organiser son travail efficacement.
Ses tâches et ses actions étant sauvegardées dans le logiciel, elle n’a aucun reporting à réaliser. Ce dernier est effectué directement en ligne au fur et à mesure qu’elle gère les demandes entrantes et clôtures les tickets en cours. 
De son côté, son superviseur peut  connaître à tout moment le nombre de tâches qu’elle a effectuées sans la déranger. 
Résultat : un outil où tout le monde est gagnant
Maëva sera concentrée uniquement sur son travail et la satisfaction de ses clients, elle ne perdra plus de temps à remplir des fichiers indigestes  qui lui prenaient des heures à remplir. Plus disponible envers ses clients, elle restera motivée et enthousiaste tout au long de la journée.  
De son côté, son Chef pourra à tout moment visualiser les reporting qu’il souhaite en temps réel sans interrompre Maëva dans son travail et il pourra analyser les données à n’importe quel moment.

Les bénéfices de la mise en place d’un tel outil, on le voit, sont nombreux :
- Gain de réactivité et de productivité (on gère mieux son temps de travail et donc on l’optimise).
- On redonne du sens et de la cohérence au travail des collaborateurs (fini les fichiers à remplir qui n’en finissent  plus et qui rendaient le travail redondant et ennuyeux).
- On augmente la satisfaction client et de se fait on les fidélise encore plus.
- On visualise en temps réel l’activité de son entreprise ce qui permet de réagir en temps réel pour prendre les bonnes décisions rapidement.


Avec une solution Reporting intégrée, tout le monde y gagne : le client, l’employé et le patron.

Le paramétrage du reporting est facile à mettre en place. Il vous permet une analyse pointue de votre activité en fonction de vos besoins.

A vous de jouer !

gestion de tache monitoring